Akce PEF

Jak zadat akci
Jednoduchý návod pro zadavatele akcí

Přihlášení do aplikace

Přihlašte se svým uživatelským jménem a heslem (stejné jako do MS Office, UIS a dalších aplikací).

Po přihlášení vidíte svoji domovskou stránku (homepage).

Nová akce

Přidejte novou akci do aplikace přímo na homepage tlačítkem Přidat novou akci (sekce Moje akce), nebo zvolte položku přidat novou akci v menu Moje akce.

Formulář pro akci

Vyplňte formulář se základními údaji o akci:

  • datum a čas zahájení (povinná položka)
  • datum a čas ukončení
  • datum zveřejnění (od kdy se vaše akce objeví na veřejně přístupném seznamu akcí)
  • místo konání akce (povinná položka)
  • titulek (název akce - krátký text) (povinná položka)
  • typ akce (povinná položka)
  • detail akce (popis akce - formátovaný text)

Informace uložte tlačítkem Uložit a pokračovat na výběr služeb.

Výběr služeb

Z katalogu dostupných služeb vyberte služby, které potřebujete pro zajištění akce. Službu vyberete tlačítkem Upřesnit a přidat. V detailu služby vyplňte krátký text s upřesněním požadavků na službu. Vybrané služby se budou postupně přesouvat z katalogu do horní části stránky.

Pro ukončení výběru služeb použijte tlačítko Pokračovat na přidání příloh dole na stránce.

Přílohy

Doplňte přílohy potřebné pro požadované služby. Mohou to být soubory (např. grafické podklady), nebo odkazy na web.

Odeslání akce

Odešlete akci ke zpracování tlačítkem Odeslat ke zpracování v pravém sloupci v sekci Dokončení.

Nezapomeňte akci odeslat, všechny informace k akci jsou sice uloženy, ale teprve odesláním ke zpracování spustíte proces přípravy akce podle zvolených požadavků na služby.

Co se stane po odeslání

Po odeslání akce ke zpracování akci převezme tzv. manažer akce, který dohlédne na plnění požadavků a aplikace automaticky předá informace o zvolených službách tzv. správcům služeb, kteří jsou přímo zodpovědní za splnění vašich požadavků.

Sledujte stav své akce a požadavků na služby podle barevných piktogramů.

Po převzetí akce manažerem a schválení se stav změní na akce byla schválena . Ve výjimečných případech může být akce zamítnuta. Po vyřešení všech požadavků se stav změní na akce byla vyřešena .

Požadavek na službu musí být převzat správcem služby, stav služby se pak změní na požadavek akceptován. V případě že správce služby nemůže požadavek vyřešit, požadavek bude odmítnut. Po splnění požadavku se stav služby změní na požadavek byl vyřešen .

Všechny změny stavu se automaticky zapisují do konverzací jak k samotné akci, tak k jednotlivým požadavkům. Do všech těchto interních komunikací můžete jako zadavatel zasáhnout a doplnit nebo upřesnit své požadavky a připomínky. Souhrn všech konverzací najdete v menu pod položkou Zprávy . Všechny důležité informace ze zpráv pak dostanete prostřednictvím tzv. notifikačních emailů.