Akce PEF
Aplikace pro správu, evidenci a publikování akcí a událostí na ČZU PEF

Záměrem aplikace AKCE PEF je zefektivnit komunikaci při přípravě akcí (konferencí, workshopů, přednášek, PR akcí apod.) na útvarech a mezi útvary PEF. Hlavní cílem je vytvořit centrální bod pro zadávání všech důležitých akcí na fakultě, tak aby se všichni účastníci přípravy akce dozvěděli všechny informace včas.

Aplikace Akce PEF je webová aplikace, přístupná odkudkoliv. Zadávání a vyřizování požadavků tedy probíhá online, uživatelů se přihlašují standardním způsobem jako do jiných univerzitních aplikací.

Akci po jejím zadání zadavatelem (což může být kdokoliv ze zaměstnanců, pedagogů i doktorandů PEF) přebírá tzv. manažer akce, který schválí požadavky a další postup, případně doplní nebo pomůže zadavateli s doplněním informací potřebných pro přípravu akce. Od manažera se akce dostává ke správcům služeb, kteří převezmou odpovědnost za činnosti vyplývající z požadavků zadavatele.

Protože každá jednotlivá akce vyžaduje pro přípravu různé typy činností, vytvořili jsme pro aplikaci Akce PEF interní katalog služeb napříč děkanátskými útvary. Katalog služeb nabízí zadavatelům akcí všechny možné činnosti, např. zajištění a vybavení prostor pro plánovanou akci, zajištění pomocného personálu, cateringu, vybavení pro propagaci, dárkových předmětů, vytvoření grafických návrhů, tisk plakátů, zajištění focení a natáčení videa, prezentace na webu, sociálních sítích nebo na infopanelech a některé další činnosti.

Protože ne všechny služby, resp. jejich správci, jsou k dispozici v potřebnou dobu, je potřeba dopředu plánovat jejich využití. I k tomu by měla přispět tato aplikace. Po ostrém startu by aplikace Akce PEF měla obsahovat přehlednou evidenci o plánovaných, aktuálních a ukončených akcích na PEF. Aplikace zahrnuje i možnost hodnocení služeb na základě zpětné vazby od zadavatelů.

Aplikace by měla odbourat hromady emailů, sms zpráv a telefonátů. Všichni účastníci, podílející se na přípravě akcí budou mít možnost upřesnit své požadavky nebo připomínky přes interní komunikaci typu chat. Všechny důležité informace pak přijdou prostřednictvím tzv. notifikačních emailů, takže se nebudete muset do aplikace stále vracet a sledovat jestli se něco děje.

Průběh akce, který začíná zadáním, přes kontrolu, případné doplnění informací, až po předání úkolů správcům služeb je řízený proces zahrnující schvalování a potvrzování jednotlivých fází akce. Výhodou tohoto přístupu je jednoznačná odpovědnost manažerů akcí a správců služeb za plnění požadavků zadavatele. Výsledkem je že všichni vědí co mají dělat a kdy to mají dělat.